Als een onderneming groeit, stijgt ook de automatiseringsbehoefte. Met het complexer worden van de omgeving volstaan losse softwarepakketten vaak niet meer, maar is een geïntegreerde aanpak nodig. ERP-software integreert de voor consultancy’s zo belangrijke project- en financiële administratie. De workflow wordt automatisch verzorgd, vanaf de start van een project tot de facturering, en dat stelt de organisatie in staat verder te professionaliseren.
Een van de consultancybedrijven die goede ervaringen heeft met ERP-software is Tri-ennium in Capelle aan de IJssel. “Door de implementatie van ERP hebben we de professionaliteit in de organisatie direct verbeterd,” zegt CEO Dick Rötgers.
De zakelijke ICT-dienstverlener Tri-ennium is opgericht in 1997 en telt inmiddels 85 werknemers. De onderneming heeft vestigingen in Brussel en Amsterdam, en plannen voor een vestiging in Londen. Door de groei van de organisatie werd het steeds moeilijker om inzicht te houden in project- en financiële administratie. Rötgers: “Je kunt voor het bijhouden van uren en facturatie tot op zekere hoogte uit de voeten met een programma als Excel. Maar dat lukt niet meer als je over de tweehonderd projecten hebt die in tijd variëren van 10 tot 160 uur per maand. Om niet te veel uren en productiviteit te verliezen, moet je een goede projectadministratie hebben. Zonder dat heb je minder zicht op wie waar aan heeft gewerkt en wanneer er voor welk bedrag wordt gefactureerd.”
De veelheid van projecten en het aantal mensen op die projecten was voor Tri-ennium de aanleiding om te gaan zoeken naar een ERP-oplossing. Daarbij had de organisatie enkele eisen. Het systeem moest een geïntegreerde aanpak bieden voor de project- en financiële administratie. “ICT gaat pas werken op het moment dat het vergaand geïntegreerd is,” vindt Rötgers. “Alles moet net als bij een balletvoorstelling perfect in elkaar overlopen.” Binnen het systeem moest het mogelijk zijn de gegevens van verschillende vestigingen in verschillende valuta te consolideren. En een derde belangrijke eis voor Tri-ennium was de controle op het uren schrijven. “Medewerkers hoeven niet allemaal declarabele uren te maken, maar ze moeten wel schrijven op de projecten waarvoor ze verantwoordelijk zijn en op de projecten die facturabel zijn voor ons. Het levert voordeel op voor de organisatie als je dat kunt monitoren en bijsturen.”
Tri-ennium kwam al vrij snel uit bij de ERP-oplossing van Maconomy, een wereldwijde leverancier van business management solutions. “Een van de redenen waarom we voor Maconomy hebben gekozen is dat de procesflow van het consultancybedrijf verweven zit in de applicatie,” zegt Rötgers. “Wij komen zelf uit de IT, dus we kunnen een product vrij goed beoordelen. We wisten welke systemen op de markt zijn en met Maconomy hadden we direct een fit.” De positionering van Maconomy op basis van return on investment was daarbij uniek. “We zouden de investering binnen afzienbare tijd terugverdienen, gaven ze aan. En dat is gebeurd, al binnen een jaar. Uiteindelijk heeft de implementatie van de ERP-software financieel meer opgebracht dan het heeft gekost. We zijn bijvoorbeeld veel minder tijd kwijt aan het verzamelen van de gegevens voor de facturatie. Urenbriefjes blijven niet meer liggen. En als de registratie van een uur eenmaal is gedaan, volgt automatisch ook een factuur, daar hoeft niemand wat voor te doen.”
Het systeem van Maconomy bood ook nog een onverwacht voordeel: binnen het financiële gedeelte worden automatisch enkele doorboekingen gedaan. “Dat was toch wel een prettige verrassing, want daar was van tevoren niet met ons over gesproken. Als uren worden goedgekeurd, worden ze geboekt op onderhanden werk. Als projecten gefactureerd worden, worden ze van grootboekrekeningen overgeboekt naar gerealiseerde omzet. Er zijn een aantal van dat soort doorboekingen, die door onze financiële afdeling erg gewaardeerd worden,” aldus Rötgers.
Tri-ennium werkt alweer een tijdje met Maconomy en zeer tot tevredenheid. Werknemers konden er vanwege het gebruiksgemak vrijwel direct mee aan de slag. En de implementatie verliep probleemloos. “Je kunt Maconomy invoeren zonder dat het alles overhoop haalt. Je kunt het misschien wel het beste vergelijken met de aanschaf van een nieuwe auto. Het is even wennen, je moet even zoeken naar waar alles zit, maar je rijdt nog steeds op dezelfde weg. En je ontdekt dat het veel beter rijdt.”